Conditions générales

Cazimir met tout en œuvre pour offrir à ses clients des prestations de services optimales. Une bonne interaction et une bonne collaboration entre l’avocat et le client sont à cet égard très importantes. La prestation de services d’un avocat est en effet une prestation sur mesure, basée sur des faits concrets.

1. Informations générales

Cazimir est une société coopérative à responsabilité limitée, dont le siège est situé à 1831 Diegem, Berkenlaan 8A boîte 4, et est inscrite à Bruxelles auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0819.828.459. Cazimir dispose de quatre unités d’établissement, à savoir à Diegem (BCE 2.182.601.948), à Courtrai (BCE 2.182.602.443), à Gand (BCE 2.299.306.806) et à Anvers (BCE 2.215.915.015).

2. Applicabilité

Les présentes conditions générales s’appliquent à tous les services fournis par les avocats employés par Cazimir à l’égard de ses clients. La relation contractuelle existe entre le client et Cazimir, même si le client n’est en contact qu’avec un ou plusieurs avocats déterminés travaillant chez Cazimir.

En cas de contradiction, les présentes conditions générales primeront toutes autres conditions générales du client, sauf s’il en a été convenu autrement par écrit par un des administrateurs de Cazimir. Les accords qui dérogeraient à une ou plusieurs clauses des présentes conditions générales remplaceront uniquement la ou les clauses auxquelles ils dérogent. Les autres clauses restent intégralement applicables.

3. Contrat

Les avocats qui travaillent chez Cazimir fournissent leurs services au nom et pour le compte de Cazimir, sauf si pour un dossier déterminé, ils ont expressément indiqué qu’ils le traitaient pour leur compte propre.

Cazimir est l’unique partie contractante du client pour toute prestation de services réalisée par ses avocats-associés, avocats-collaborateurs, avocats-stagiaires et préposés. Toutefois, lorsqu’un avocat lié à Cazimir traite un dossier en son nom propre, seul l’avocat concerné sera partie contractante de son client.

Le contrat entre Cazimir et le client prend effet au moment où Cazimir débute sa prestation de services.

4. Objet de la prestation de services

La prestation de services de Cazimir peut entre autres porter sur la fourniture de conseils, l’assistance à la médiation, l’assistance à des négociations, l’assistance à des procès, l’assistance lors d’expertises, l’intervention en tant que fondé de pouvoir.

Les parties définiront clairement l’objet précis de la prestation de services de Cazimir au début des travaux et, si nécessaire, en cours d’exécution.

Les engagements de Cazimir ne constituent pas des obligations de résultat, mais des obligations de moyens.

5. Répartition interne des tâches

Sauf si le client s’y oppose expressément, Cazimir est libre de répartir des dossiers ou certains aspects de ceux-ci en interne entre ses collaborateurs­-avocats. Cette répartition interne se fera autant que possible en fonction des matières de prédilection des avocats et/ou des souhaits du client. Lorsque cela s’avère nécessaire, un travail en équipe sera mis en place. Le dominus litis assure toujours la supervision du dossier.

6. Informations

Le client fournira toujours ponctuellement à Cazimir, tant au début du contrat que pendant la durée de celui-ci, le cas échéant à la demande de Cazimir, toutes les informations requises pour permettre l’exécution optimale de sa prestation de services. Cazimir décline toute responsabilité en cas de préjudice qui découlerait d’une fourniture d’informations inexactes ou incomplètes par le client.

Si, après en avoir été prié par Cazimir, le client omet de fournir les informations demandées ou de remplir certaines formalités dans le délai déterminé, Cazimir se réserve le droit de suspendre ses prestations et de facturer les services déjà fournis.

L’introduction de procédures juridiques entraîne certains frais, notamment, outre les propres frais d’avocat, les frais de justice. En principe (dans les affaires civiles), les frais (de justice) sont à charge de la partie qui succombe.

Ces frais comprennent généralement les frais de citation et l’indemnité de procédure, c’est-à-dire une intervention forfaitaire dans les frais et honoraires de l’avocat de la partie qui succombe. Le montant de cette indemnité de procédure est fixé conformément à certaines règles et échelles de tarifs (périodiquement indexées). Pour d’autres procédures ­ procédures pénales, procédures administratives... ­ des règles spécifiques, similaires ou non, s’appliquent.

7. Appel à des tiers

Lorsque pour l’exécution de la prestation de services, il est nécessaire de faire appel à un huissier de justice ou à un traducteur, le client en laisse le libre choix à Cazimir. Il en va de même pour l’exécution de tâches simples (dépôts de pièces de procédure, comparution à une audience [introductive]...) par un avocat local.

Lorsque, pour l’exécution de la prestation de services, il est nécessaire de faire appel à d’autres tiers, comme des avocats (étrangers), notaires, experts-comptables, réviseurs ou experts, ceux-ci sont choisis en concertation avec le client. Sans préjudice de cette concertation et dans le cadre de l’exécution de sa mission, Cazimir est toujours mandaté par le client, en qualité de fondé de pouvoir, pour confier des missions à de tels prestataires de services au nom et pour le compte du client, auquel cas la facture du prestataire de services auquel il est fait appel sera délivrée au nom du client qui devra la régler directement au prestataire de services concerné.

8. Rétribution

§1er. Cazimir facturera régulièrement ses prestations, frais administratifs et provisions au client au moyen d’un relevé d’honoraires et de frais. Le détail des services prestés ainsi que des frais sera envoyé au client à sa première demande.

§2. Sauf s’il en a été convenu autrement, les prestations seront facturés sous le poste honoraires sur la base d’un montant fixe calculé par Cazimir qui, outre la nature, la complexité, l’implication et le caractère d’urgence de l’affaire, tient principalement compte du temps qui est consacré à un dossier déterminé et du tarif horaire de base des avocats qui ont réalisé les prestations concernées.

Cazimir fixe également le tarif horaire de base en fonction de la nature, de l’implication et du niveau de difficulté de l’affaire, de l’expérience de l’avocat qui traite le dossier dans la matière juridique concernée ainsi que du caractère urgent de la mission.

Les tarifs horaires de base sont indexés chaque année et peuvent en outre être adaptés à tout moment par l’avocat sur une base individuelle. Le client peut à tout moment demander les tarifs horaires de base actualisés auprès de Cazimir.

En plus de la facturation des honoraires, les frais d’administration et de bureau, dont les frais d’ouverture du dossier ou des sous-dossiers, les frais de dactylographie, d’impression ou de photocopies, les frais d’expédition, de téléphone... sont facturés sous le poste des frais administratifs, sous la forme d’un pourcentage de frais correspondant à 8 % des honoraires facturés.

Cazimir et le client peuvent convenir entre eux ­ par exemple pour des affaires non contestées ou des affaires plus simples ­ d’appliquer d’autres formules pour le calcul des honoraires et des frais administratifs. De telles formules peuvent entre autres comprendre :

    • o la facturation d’un montant forfaitaire par affaire ou par affaire et par instance ;
    • o uniquement la facturation des intérêts, de la clause pénale et/ou de l’indemnité de procédure par affaire (indépendamment du fait que ces montants puissent effectivement être récupérés par le client).

Les frais que Cazimir a avancés à des tiers, comme les greffes, bureaux d’hypothèques, bureaux d’enregistrement, banques de données officielles ou officieuses, avocats-tiers, huissiers de justice, notaires, traducteurs, experts-comptables, réviseurs, experts et instances (nationales et étrangères), sont facturés séparément sous le poste Frais sur la base des frais réellement payés (augmentés de la TVA si d’application).

§3. Cazimir se réserve le droit de demander au client, avant le début de ses travaux ou pendant ceux-ci, une provision au moyen d’un relevé de provision et de n’entamer ou respectivement de ne poursuivre ses travaux ou de n’avancer des frais qu’après le paiement de cette provision. Par relevé de frais et d’honoraires, on entend également, dans les présentes conditions, le relevé de provision.

Une provision est un montant forfaitaire que le client paie à Cazimir préalablement à l’envoi d’un relevé intermédiaire ou final. Cette provision peut porter sur des prestations déjà fournies ou des frais déjà avancés, ou peut être une avance sur des prestations encore à fournir ou des frais encore à payer, ou une combinaison des deux. Les provisions sont ensuite déduites du montant total des relevés intermédiaires ou du relevé final.

§4. La mention d’un relevé d’honoraires et de frais dans la comptabilité de Cazimir vaut comme preuve de son envoi et de sa réception par le destinataire.

§5. Si le client n’est pas d’accord avec un relevé d’honoraires et de frais, il devra, sous peine de forclusion, le contester dans les quatorze jours suivant la date du relevé, par écrit et en motivant son désaccord.

§6. Sauf s’il en a été convenu autrement, tous les relevés d’honoraires sont payables au siège de Cazimir, sans escompte, dans les 15 jours suivant la date de facture.

Lorsqu’un relevé d’honoraires et de frais n’est pas payé à son échéance, Cazimir a le droit, sans être tenu de mettre préalablement le client en demeure par lettre recommandée, (a) de facturer des intérêts moratoires au taux de 10 % à partir de la date du relevé jusqu’à la date du paiement intégral, et (b) de facturer une indemnité forfaitaire de 10 % du montant dû, sans préjudice de son droit à des frais de justice (y compris l’indemnité de procédure applicable) en cas de recouvrement judiciaire.

Cazimir a dans ce cas également le droit, soit de suspendre l’exécution de ses travaux pour tous les dossiers du client concerné jusqu’au moment du paiement intégral de tous les relevés, soit de mettre fin à la collaboration globale avec le client, avec prise d’effet immédiate.

Cazimir décline toute responsabilité en cas de préjudice qui découlerait de la suspension de ses travaux ou de la cessation de son contrat avec le client.

§7. Lorsque dans une affaire, Cazimir défend les intérêts de plusieurs clients, tous ces clients sont solidairement et indivisiblement tenus de payer les relevés d’honoraires et de frais qui concernent cette affaire (le cas échéant augmentés des accessoires mentionnés au §5 ainsi que tous les frais de recouvrement), et ce quel que soit le client au nom duquel Cazimir a établi ses relevés d’honoraires et de frais.

9. Fonds de tiers

1er. Cazimir reverse le plus rapidement possible au client tous les montants qu’il perçoit pour ce dernier. Lorsque Cazimir ne peut pas reverser immédiatement un montant au client, il avertit son client de la réception du montant et l’informe de la raison pour laquelle le montant n’est pas reversé.

§2. Cazimir peut retenir sur les montants qu’il reçoit pour le compte du client les sommes servant à couvrir les montants que son client lui doit. Il en informe le client.

§3. Cazimir reverse immédiatement tous les montants qu’il reçoit du client pour le compte de tiers à ces tiers.

10. Réclamations

Si le client a une réclamation concernant le cabinet Cazimir ou s’il n’est pas satisfait de la manière dont son dossier est traité, il est souhaitable qu’il en parle d’abord avec l’avocat qui traite son dossier.

Si cette concertation n’aboutit pas à une solution satisfaisante pour le client, celui-ci peut s’adresser à Wim Vermeulen (wim.vermeulen@cazimir.be), Nathalie Labeeuw (nathalie.labeeuw@cazimir.be), Olivier De Keukelaere (olivier.dekeukelaere@cazimir.be) ou Tim Melis (tim.melis@cazimir.be), qui étudiera la réclamation et tentera une conciliation pour parvenir à une solution.

11. Responsabilité

§1er. Tous les avocats de Cazimir ainsi que Cazimir sont assurés au titre de la responsabilité professionnelle auprès de la SA Amlin Europe par le biais de l’Ordre néerlandophone des Avocats du Barreau de Bruxelles, par le biais de l’Ordre des Avocats du Barreau de Courtrai, par le biais de l’Ordre des Avocats du Barreau de Gand ou par le biais de l’Ordre des Avocats du Barreau d’Anvers. La responsabilité professionnelle de Cazimir et des avocats employés par Cazimir est limitée, dans le cadre de cette police, au montant assuré de 1 250 000,00 euros par sinistre.

§2. Le client estime que l’assurance susmentionnée de Cazimir et de ses avocats est suffisante et accepte que l’indemnisation en cas de préjudice subi suite à une faute professionnelle (même grave) de Cazimir et/ou de ses avocats et/ou de ses préposés soit limitée au montant pour lequel Cazimir et ses avocats sont effectivement couverts et assurés dans le cadre de la police susmentionnée.

§3. Si l’assureur couvrant la responsabilité professionnelle ne couvre pas le préjudice, la responsabilité globale de Cazimir, de ses avocats et de ses préposés est limitée, tant contractuellement qu’extracontractuellement, en principal, intérêts et frais, au montant hors TVA facturé dans le dossier où la responsabilité est retenue, et à défaut d’un tel dossier, à maximum 7 500 euros par sinistre. Si toutefois l’absence de couverture résulte d’une faute de Cazimir ou de ses avocats ou préposés, leur responsabilité globale est limitée à quatre fois les montants précités.

§4. Cazimir et ses avocats ne peuvent sous aucun prétexte être tenus responsables de dommages indirects, de dommages consécutifs, d’une perte de jouissance ou d’un manque à gagner subis par le client ou par des tiers.

§5. Sans préjudice de ce qui précède, Cazimir et ses avocats ne sont pas responsables d’éventuels manquements de tiers auxquels il est fait appel pour l’exécution de leur prestation de services, lorsque la mission leur a été confiée au nom et pour le compte du client.

Dans un tel cas, Cazimir ne peut par conséquent pas non plus être solidairement ou indivisiblement tenu avec le tiers en question au paiement d’une quelconque indemnité au client.

§6. Bien que Cazimir fournisse des efforts raisonnables pour protéger ses e-mails et annexes contre les virus ou autres pannes pouvant affecter les ordinateurs ou un système informatique, il demeure de la responsabilité du client de veiller à ce que les mesures nécessaires soient prises afin de protéger les ordinateurs et le système informatique du client contre de tels virus ou pannes. Cazimir décline toute responsabilité en cas de perte ou de dommage résultant de la réception ou de l’utilisation de communications électroniques en provenance de Cazimir.

12. Droits de propriété intellectuelle

Le client n’est pas autorisé à reproduire, publier ou utiliser d’une quelconque autre manière, lui-même ou avec l’aide de tiers, les conseils, notes, contrats, pièces de procédures, documents et tous les autres travaux intellectuels établis par Cazimir, sous quelque forme que ce soit, sans avoir reçu préalablement son accord écrit, autrement que dans le cadre de la mission confiée à Cazimir.

13. Fin du contrat

§1er. Tant le client que Cazimir ont le droit de mettre fin à tout moment au contrat, avec prise d’effet immédiate et sans justification.

Le client est dans ce cas tenu de régler toutes les prestations et frais encourus jusqu’à la date de résiliation du contrat. Cazimir établit un relevé final des honoraires et frais et le remet au client.

Dans la mesure où la loi et la déontologie le permettent, Cazimir peut invoquer son droit de rétention avant de remettre son dossier au client.

§2. Cazimir décline toute responsabilité en cas de préjudice qui découlerait de la résiliation de son contrat avec le client.

14. Archivage

A la fin de chaque mission, Cazimir archive le dossier et le conserve ensuite pendant une période de cinq ans. Les documents originaux peuvent être restitués au client et doivent le cas échéant être archivés par ses soins. A l’issue de la période susmentionnée de cinq ans, Cazimir a le droit de détruire le dossier.

15. Modification

Cazimir se réserve le droit d’apporter à tout moment des modifications aux présentes conditions générales.

16. Droit applicable et juge compétent

§1er. Tous les contrats conclus entre Cazimir et le client sont exclusivement régis par le droit belge.

Tous les avocats employés par Cazimir sont soumis (a) aux règlements de l’Ordre des Barreaux flamands ainsi qu’aux règlements non encore abrogés de l’ancien Ordre national des Avocats, qui peuvent être consultés sur www.advocaat.be et (b) aux règlements de l’Ordre néerlandophone des Avocats du barreau de Bruxelles, qui peuvent être consultés sur www.baliebrussel.be, ou aux règlements de l’Ordre des Avocats de Courtrai, qui peuvent être consultés sur www.baliekortrijk.be, ou aux règlements de l’Ordre des Avocats de Gand, qui peuvent être consultés sur www.balie-gent.be, ou aux règlements de l’Ordre des Avocats d’Anvers, qui peuvent être consultés sur www.balieantwerpen.be, en fonction du barreau où l’avocat concerné est inscrit (supra, article 1er)

§2. Les parties règleront de préférence leurs différends à l’amiable.

§3. Pour les différends concernant les honoraires, il existe, en fonction de l’unité d’établissement concernée de Cazimir (Bruxelles, Anvers, Gand ou Courtrai), un règlement des litiges extrajudiciaires par le biais de :

    • l’Ordre néerlandophone des Avocats du Barreau de Bruxelles : site Internet www.baliebrussel.be > votre avocat > que faire en cas de désaccord avec mon avocat ?
    • l’Ordre des Avocats du Barreau d’Anvers : site Internet www.balieantwerpen.be > Un avocat > Les honoraires > Contestations
    • l’Ordre des Avocats du Barreau de Courtrai : le site Internet www.baliekortrijk.be > Un avocat > Honoraires > Contestation
    • l’Ordre des Avocats du Barreau de Gand : le site Internet www.balie-gent.be > citoyens > honoraires

Pour les affaires disciplinaires, en fonction du barreau où l’avocat est inscrit, le bâtonnier suivant est compétent :

    • l’Ordre néerlandophone des Avocats du Barreau de Bruxelles : Bâtonnier au barreau de Bruxelles, Palais de Justice, Place Poelaert, 1000 Bruxelles
    • l’Ordre des Avocats du Barreau d’Anvers : Bâtonnier au Barreau d’Anvers, Gerechtsgebouw, Bolivarplaats 20/15, 2000 Anvers.
    • le Barreau de Courtrai : Bâtonnier au Barreau de Courtrai, Gerechtsgebouw, Burgemeester Nolfstraat 10A, 8500 Courtrai.
    • le Barreau de Gand : Bâtonnier au Barreau de Gand, Gerechtsgebouw, Opgeëistenlaan 401/P - 9000 Gand.

§4. Seuls les tribunaux de Bruxelles sont compétents pour connaître de tout litige entre Cazimir et le client.

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