Vergeet uw belangenconflict niet op de correcte manier bekend te maken

Indien u binnen uw vennootschap wordt geconfronteerd met een belangenconflict in hoofde van één of meerdere bestuurders, moet u bepaalde formaliteiten naleven, waaronder de vermelding in de notulen of in een bijzonder verslag van de aard van de beslissing waarover een belangenconflict bestaat, de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap en de verantwoording van het genomen besluit. Hierbij mag u niet vergeten de tekst over het belangenconflict over te nemen in het jaarverslag van de vennootschap of, indien uw vennootschap geen jaarverslag moet opmaken, in een stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd.

Belangenconflict

Wanneer het bestuursorgaan van een BV, CV of NV een beslissing moet nemen of zich over een verrichting moet uitspreken die onder haar bevoegdheid valt, waarbij een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de vennootschap, moeten overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna het “WVV”) bepaalde voorwaarden en formaliteiten worden nageleefd.

Als uitgangspunt geldt dat de beslissing kan genomen worden door de niet geconflicteerde bestuurders. Indien alle bestuurders een belangenconflict hebben, moet de beslissing worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Wanneer de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder is, mag hij de beslissing zelf nemen of de verrichting uitvoeren.

Bij een strijdig belang moet de betrokken bestuurder zich onthouden van deelneming aan de beraadslaging van het bestuursorgaan en van deelneming aan de besluitvorming en de stemming.

Bekendmaking

Een bestuurder met een belangenconflict moet, op eigen initiatief en onder eigen verantwoordelijkheid, het bestuursorgaan inlichten, voor het bestuursorgaan een besluit neemt. Die verklaring, alsook de toelichting betreffende het strijdig belang moeten worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het bestuursorgaan die de beslissing moet nemen.

Naar gelang het geval, omschrijven de andere bestuurders, de algemene vergadering of de enige bestuurder die tevens de enige aandeelhouder is, in de notulen of in een bijzonder verslag de aard van de beslissing of verrichting en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap en verantwoorden zij het genomen besluit. In geval de bestuurder tevens de enige aandeelhouder is, neemt hij in zijn bijzonder verslag eveneens de tussen hem en de vennootschap gesloten overeenkomst op.

De tekst over het belangenconflict opgenomen in de notulen of in een bijzonder verslag moet in principe (letterlijk) worden overgenomen in het jaarverslag. Indien de vennootschap niet verplicht is om een jaarverslag op te stellen, moet de volledige inhoud van de notulen worden opgenomen in een stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Het gaat dan om de notulen of het bijzonder verslag zelf of om een eensluidend verklaard uittreksel ervan. Deze laatste bepaling werd opgenomen om tegemoet te komen aan de informatievereisten ten behoeve van de aandeelhouders in kleine vennootschappen, bedoeld in artikel 1:24 WVV, aangezien deze vennootschappen er niet toe verplicht zijn een schriftelijk jaarverslag op te stellen. De informatie aan de aandeelhouders moet dus onvermijdelijk schriftelijk gebeuren.

Indien er een jaarverslag wordt opgemaakt, kan er eveneens voor geopteerd worden om melding te maken van het belangenconflict in het jaarverslag zelf en vervolgens de notulen of het bijzonder verslag aan te hechten als bijlage bij het jaarverslag, waarbij de bijlagen integraal deel uitmaken van het jaarverslag.

Indien de vennootschap een commissaris heeft benoemd, worden de notulen aan hem meegedeeld. De commissaris beoordeelt in een afzonderlijke sectie de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vennootschap van de besluiten van het bestuursorgaan of van de algemene vergadering, zoals omschreven in de notulen, waarvoor een belangenconflict bestaat.

Welk jaarverslag?

Een vraag die zich soms stelt, is in welk jaarverslag besluiten (waaromtrent een belangenconflict bestaat) moeten worden gerapporteerd die worden genomen na de afsluitdatum van het vorige boekjaar, maar voor de jaarvergadering m.b.t dat boekjaar. Moeten deze reeds worden gerapporteerd in het eerstvolgende jaarverslag m.b.t. het afgesloten boekjaar of pas in het jaarverslag m.b.t. het lopende boekjaar waarin het besluit werd genomen?

Het WVV bevat hieromtrent geen specifieke bepaling. In de regel kan gesteld worden dat besluiten (waaromtrent een belangenconflict bestaat) moeten opgenomen worden in het jaarverslag dat rapporteert over het boekjaar waarin de beslissing wordt genomen.

Artikel 3:6, 2° WVV bepaalt echter dat “het jaarverslag informatie dient te bevatten omtrent de belangrijke gebeurtenissen die na het einde van het boekjaar hebben plaatsgevonden”. Gaat het om een besluit gepaard met een belangenconflict dat kan worden gekwalificeerd als een belangrijke gebeurtenis na het einde van het boekjaar, dan is het o.i. aangewezen om deze inlichtingen reeds in het eerstvolgende jaarverslag dat aan de algemene vergadering wordt voorgelegd op te nemen. Dit geldt eveneens voor het stuk dat moet worden neergelegd met de jaarrekening, indien er geen jaarverslag wordt opgesteld.

Sanctie

Zowel de vennootschap, als iedere belanghebbende kunnen de nietigheid vorderen van besluiten of verrichtingen die hebben plaatsgevonden met overtreding van de procedure inzake de belangenconflictregeling.

Daarnaast kunnen de bestuurders ook hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor een schending van het WVV als een procedure wordt overtreden.